Používanie univerzitných schránok elektronickej pošty

Prečo je lepšie používať elektronickú poštovú schránku poskytovanú univerzitou?

Hlavným dôvodom je, že univerzita to od nás (od vyučujúcich aj od študentov) vyžaduje  (cit.: „od akademického roka 2012/13 sa mailová schránka v tomto systéme stáva jedinou oficiálnou schránkou vyhradenou pre komunikáciu študenta s univerzitou“). (Zamestnanci majú pridelené schránky v doméne truni.sk a študenti v tvu.sk.)

Ďalším dôvodom je, že vnútorne je univerzitná pošta spoľahlivejšia. (V rámci domén univerzity to platí, niekedy môžu mať univerzitné servery problém s doručovaním pošty mimo univerzitu – predovšetkým po úspešnom phishingovom útoku. ) Nazvime pracovne všetky správy posielané v rámci domén truni.sk a tvu.sk „vnútornou poštou.“

Nestalo sa mi, že by sa stratila správa posielaná „vnútornou poštou.“ Naopak, správy posielané „zvonka“ (t. j. z iných domén než truni.sk a tvu.sk) môžu meškať aj niekoľko hodín. Viem o jednom bezpečnostnom pravidle, ktoré diktuje serverom pozdržať pol hodinu v karanténe každú správu prichádzajúcu zvonka, takže sa nečudujem, keď správu dostanem s približne takým oneskorením, ale z času na čas sa mi stáva, že je tento interval dlhší. Stáva sa napríklad, že večer objavím v schránke správu „zvonka,“ ktorú odosielateľ posielal okolo obeda alebo nájdem v schránke správu z predchádzajúceho večera na druhý deň ráno (pričom poštu som medzitým určite kontroloval).

Jediným prípadom, keď aj vnútorná pošta zdanlivo zlyháva (v skutočnosti server robí presne to čo má, len výsledok je z pohľadu používateľa nežiaduci, keďže správa nie je doručená) je vážne porušenie bezpečnostných pravidiel. Napríklad pokus o poslanie spustiteľného *.exe súboru. Keď sa mi študenti kedykoľvek usilovali posielať svoje produkty vo forme spustiteľných (*.exe) súborov, tak sme si overili, že server sa nedá tak ľahko oklamať. Spustiteľné súbory dokáže nájsť aj keď ich odosielateľ premenuje, dokonca je schopný ich odhaliť aj v zašifrovaných zbalených súboroch. Kedysi server také správy, ktoré obsahovali prílohy so spustiteľným súborom bez varovania skartoval. Čiže ani prijímateľ ani odosielateľ nedostával žiadne upozornenie o tom, že správa bola skartovaná. Dnes (pozn.: „dnes“ = cca r. 2018/19) sa mi z času na čas stáva, že dostanem oznámenie o nedoručení správy, ktorá obsahovala prílohu so spustiteľným súborom.

Ak by ste niekedy vo vzťahu k ľubovoľnému vyučujúcemu potrebovali doručiť spustiteľnú aplikáciu, použite inú službu (napríklad MS Teams), prípadne nejakú externú službu (napríklad uložto.cz ).

Veľa kolegov vlastní a aktívne používa externé elektronické poštové schránky napríklad na službe Gmail (vrátane mňa), ale nesmieme (nemali by sme) ich používať na oficiálnu korešpondenciu… (Ja osobne považujem Gmail v súvislosti s pracovnou komunikáciou za skvelú rezervu pre prípady, keď univerzitná pošta zlyháva, čo sa niekedy stáva vo vzťahu k externým adresátom.)